Cäsar und Cleopatra: Warum Dreamteams und Innovationswerkstätten erfolgreich sind

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Cäsar und Cleopatra, Asterix und Obelix, Goethe und Humboldt, Sherlock Holmes und Dr. Watson: Dreamteams gibt es im Sport und im Film, auf der Bühne, in der Musik und im wahren Leben. Sie sind deshalb erfolgreich, weil Menschen mit unterschiedlichen Erfahrungen und Talenten zu besseren Lösungen gelangen als ein Mensch allein. Dieses Erfolgsrezept gilt auch für Innovationswerkstätten, in denen die Akteure neue Lösungen für alten Branchen finden.

Dreamteams mit Vielfalt

Ideen gemeinsam diskutieren, abwägen, hinterfragen, modifizieren, weiterentwickeln und dabei immer den Nutzer bzw. Kunden im Blick behalten – seine Wünsche aus unterschiedlichen Perspektiven betrachten. Genau das passiert in den neuen multidisziplinären Innovationswerkstätten, die gerade vielerorts in Deutschland entstehen und Zukunftsideen ganz real in die Tat umsetzen. Kreativschaffende verschiedener Bereiche treffen mit Mitarbeitern aus klassischen Wirtschaftsbranchen zusammen und suchen gemeinsam nach Lösungen. Jede/r kann spezielle Fähigkeiten und Kompetenzen einbringen, die sich aneinander reiben oder sich sinnvoll ergänzen, wie zwei beispielhafte Innovationswerkstätten aus Mecklenburg-Vorpommern, Dresden, Hannover, Brandenburg und Bayern zeigen.

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Innovationswerkstatt in Mecklenburg-Vorpommern

Das Netzwerk „Kreative MV“ richtete im Mai 2017 unter Leitung von Veronika Schubring und Teresa Trabert eine Innovationswerkstatt aus – im mecklenburgischen Neustrelitz im Kulturzentrum Alte Kachelofenfabrik. 15 Kreative trafen auf 5 verschiedene regionale Unternehmen im Bundesland: die mwh Hirsch Steuerberatungsgesellschaft Neustrelitz, naturwind Schwerin GmbH, Stadtwerke Rostock, HNP Mikrosysteme Schwerin und Trebing & Himstedt Prozessautomatisierung GmbH.

Die Kreativ-Schaffenden waren vielseitig aufgestellt, sie kamen aus allen Teilbranchen der Kreativwirtschaft: ein Fotograf, ein Opernsänger, eine Dekorateurin, eine Nachhaltigkeitsexpertin, eine Industriedesignerin, eine Bildhauerin, eine Grenzgängerin, eine Künstlerin, ein Künstler, eine Projektmanagerin, ein Gestalter, ein Architekt, ein Musiker, ein Interaktionsdesigner und ein Kreativpilot (Auszeichnung des Bundes).

Strategie

Jedes Unternehmen entsendete jeweils zwei Führungs- oder Nachwuchskräfte, die mit jeweils 3 Kreativen an der Fragestellung arbeiteten. Alle Fragen waren strategisch angelegt und fokussierten das Alleinstellungsmerkmal bzw. das zukünftige Geschäftsmodell des Unternehmens im Umfeld von Digitalisierung und weiterer Mega-Trends einschließlich Gesetzesänderungen.

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Design Thinking

Unter Anleitung erfahrener Coaches lernten alle Teilnehmer die Design Thinking-Methode kennen. Die kreative Methode wurde vom Hasso-Plattner-Institut entwickelt. Sie hat einen starken Bezug zum Nutzer (bzw. Kunden, Anwender) und gliedert sich in bis zu sechs Phasen:

  • Sachverhalt verstehen und beobachten, z. B. durch Recherchen und Interviews
  • Problem bzw. Fragestellung exakt definieren
  • Lösungsansätze finden bzw. Ideen entwickeln
  • Prototypen entwerfen
  • Ideen bzw. Prototypen vom Nutzer testen lassen, Rückmeldungen erhalten
  • Lösungsansätze weiter verbessern, ggf. auch mehrfach (iterativ)

Die interdisziplinären Teams der Innovationswerkstatt Neustrelitz erarbeiteten eine Woche lang konkrete Prototypen. Sie wurden am Ende vor öffentlichem Publikum präsentiert, später auch im jeweiligen Unternehmen. Hier sollten nun die angedachten Lösungsansätze weiter verfolgt, umgesetzt und genutzt werden. Bei einem Alumni-Treffen sechs Monate nach Ende der Innovationswerkstatt können die Teilnehmer nochmals Erfahrungen austauschen und weitere Schritte beraten.

Nachhaltigkeit und Ergebnisse

Die Innovationswerkstatt hat drei Ziele erreicht: sie hat den branchenübergreifenden Innovationstransfer ermöglicht, zur tiefen Vernetzung der Kreativunternehmen beigetragen und gleichzeitig die zukunftsorientierte Unternehmens- und Regionalentwicklung unterstützt.

Sie soll nun ein festes Format für interessierte Unternehmen sowie für die Wirtschafts- und Regionalentwicklung werden. Und: Sie soll auch in der Verwaltung und in weiteren Institutionen zum Einsatz kommen, die langfristig und nachhaltig innovationsfähiger werden wollen. Auch Behörden sind heutzutage auf Partnerschaften angewiesen, die nicht mehr hierarchisch sondern auf Augenhöhe gepflegt werden. 

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Stimmen der Teilnehmer

Die mwh Hirsch Steuerberatungsgesellschaft Neustrelitz entwickelte z. B. zwei neue Produkte mit Mehrwert, die zur Mandantenbindung beitragen sollen. Auch die anderen Unternehmen entwickelten Prototypen für neue innovative Produkte und Dienstleitungen. Das Fazit fiel durchweg positiv aus:

Mitarbeitende sind kreativ gefordert (Kommunikation, Verkauf, Vertrieb), und wenn viele aus unserem Unternehmen auf dasselbe Wissen zurückgreifen können, erhöht das nicht nur das Gemeinschaftsgefühl, sondern motiviert. Und motivierte Mitarbeitende sind die effizientesten….

Die Innovationswerkstatt war wie eine Unternehmensberatung – in kreativ-kompetenter Atmosphäre mit drallem Zeitplan, der dennoch unterm Strich super Erfolge erzielte.“

Sie [die Kreativen] bringen die Ideen und Perspektiven eines Außenstehenden mit und gewährleisten so, dass man sich nicht verrennt oder ein wichtiger Aspekt vergessen wird.

Alle im Team haben gezeigt, dass Arbeiten unter ständigem Zeitdruck kreativ und sehr effektiv sein kann und auch noch Spaß macht.“ (Quelle: Kreative MV – Abschlussbericht Innovationswerkstatt).

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Innovationswerkstatt in Dresden

Das Innovationsforum und Netzwerk PRIME ist eine gemeinsame Initiative des Branchenverbandes der Dresdner Kultur- und Kreativwirtschaft e.V. Wir gestalten Dresden, dem Materialforschungsverbund Dresden e.V. und der Wissensarchitektur der Technischen Universität Dresden. Das Netzwerk hilft dabei, geeignete Kooperationsthemen und Partner zu finden, es begleitet Innovationsprozesse und gewährleistet ein umfassendes Netzwerk, das allen Teilnehmenden zur Verfügung steht. Zu den Projektbeispielen

InnovationsLab in Hannover

Während es in der Küche nur einen Koch geben sollte, brauchen Kreativ- und Innovationsprozesse in Laboren mehrere Köpfe mit möglichst vielseitigen Kompetenzen. Im Hanno[Lab]  finden sie branchenübergreifend zusammen, erleben und erlernen gemeinsam Theorie und Praxis sowie Methoden des Designthinkings. In interdisziplinären Projektgruppen entstehen überragende Ideen, Konzepte und Produkte. Den Beweis liefert das Zukunfts-Gestaltungs-Camp Hanno[Lab] an. Es wird regelmäßig vom kre|H|tiv Netzwerk inintiiert – in Kooperation mit Nexster, dem Entrepreneurshipcenter der Hochschule Hannover. .

Innovationswerkstatt in Brandenburg

In Brandenburg fand zwischen 2013 und 2015 das Modell- und Förderprojekt COBRA statt. COBRA steht für Collaborative Labour Opportunities in Brandenburg und wurde aus dem Europäischen Sozialfonds (ESF) gefördert. Teilnehmer des Projektes waren einerseits lokal ansässige Unternehmen und andererseits Absolventen kreativer und gestalterischer Studiengänge aus Brandenburg (z. B. Architekten, Designer, Mediengestalter und Kommunikationsdesigner etc.) sowie junge Existenzgründer und Soloselbstständige mit kreativem Hintergrund.

Innovationsprojekt in Sachsen-Anhalt

Wood4Life ist Netzwerk aus kreativen Handwerkern, Designer, Marketingfachleuten, Fertigungs- und Vertriebsspezialisten. Es möchte neuartige kundenspezifische, individuell konzipierter Innenausbaulösungen für Wohn- und Küchenlandschaften entwickeln und vermarkten. Die branchenübergreifende Innovationsprozesse sollen zu mehr Wettbewerbsfähigkeit der beteiligten Unternehmen führen. Das Projekt wird unterstützt durch das Cross Innovation – Programm zur Förderung von Netzwerken zur Verbesserung des Marktzuganges für Unternehmen der Kreativwirtschaft und des kreativen Handwerks des Wirtschaftsministeriums Sachsen-Anhalt.

Vorbildprojekte

Welche Erfahrungen gibt es in Deutschland bereits mit Innovationswerkstätten. Wie verlaufen interdisziplinäre Projekte in der Praxis? Vorbildprojekte bzw. best practice dienen als wichtige Türöffner, entweder in Form von Kurzfilmen oder Gastauftritten von Akteuren erfahrener Dreamteams (siehe Willkommenstrunk – Grüne Werkstatt Wendland). Auf diese Weise können sich neue potentielle Projektpartner besser vorstellen, was auf sie zukommt.

Kreativer Ort für kreative Ideen

Lösungen setzen die richtigen Fragestellungen voraus. Am Anfang des Innovationsprozesses stand stets eine konkrete, praxisrelevante und regional basierte Aufgabe eines lokalen Produktions- und Dienstleistungsunternehmen. Beteiligt waren sowohl handwerklich Traditionsbetriebe als auch technologieintensive Firmen. Jeweils für eine Woche im Mai und im September 2014 kamen die Kooperationspartner, Unternehmen und Kreative, in die „Stadt der Tuche und Hüte“ in die Niederlausitz – nach Guben in die ehemalige Hutfabrik. Der Ort bietet eine besondere und kreative Atmosphäre für eine konzentrierte und intensive Zusammenarbeit.

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Sprints und Etappen

Anknüpfend an agile Arbeitsmethoden sollten die Kooperationspartner in kurzer Zeit zum Ziel gelangen, konkret in einwöchigen Workshops. Sie gliederten sich in folgende Etappen:

  • Unternehmensbesuche: Kennenlernen des Unternehmens und der Fragestellung
  • unter Anwendung von Design Thinking-Methoden wurden die Problem- und Fragestellungen zugespitzt und verfeinert
  • Entwicklung von Lösungsentwürfen und Prototypen
  • Lösungsansätze gemeinsam mit Partnern diskutiert, reflektiert, weiterentwickelt
  • Präsentation der Lösungsansätze vor Partnern und einer breiten Öffentlichkeit

Garnhersteller Trevira

Trevira ist aus dem eh. VEB Chemiefaserwerk hervorgegangen und fertigt heute Garne und Filamente, z. B. für Funktionskleidung, für Heimtextilien, schwer entflammbare Teppiche und Vorhänge für die Automobilindustrie, für Hotels und Kreuzfahrtschiffe. Vor den jungen Kreativen stand die Herausforderung, neue Formate für Innovationsentwicklung der Firma zu kreieren. Kunden und Partnern sollten dabei kollaborativ einbezogen werden. Nach der Projektwoche und im Verlauf des nachfolgenden Sommersemesters präsentierten die  Kreativen die Idee einer Innovationsschatzsuche und das Format der Technology-Days.

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Metallbau Dulitz

Dulitz stellt in vierter Generation großflächige Fassadenteile aus Glas- und Aluminiumplatten in verschiedenen Farben und Stärken her. In enger Kollaboration mit dem Gubener Traditionsunternehmen tüftelte das Berliner Designerduo LALUPO an Ideen, aus Materialresten neue Produkte herzustellen, u. a. Wandhaken in verschiedenen Farben. Funktionalität haben die Designer gleich mitgedacht: Die haken kommen flach aus der Maschine und können so praktikabel und effizient an den Kunden verschickt werden kann. Mit einer zusätzlichen Stanzung kann der Kunde den Haken in die richtige Position biegen.

Vorteile für alle

Innovation lebt vom Austausch. Die lokalen Betriebe, die oft in mehreren Generationen am Markt agieren, erhalten neben Wertschätzung für Ihre Arbeit neue Impulse von jungen Kreativen. Die öffentliche Präsentation der Prototypen dienen als Motivationsschub, damit  die Kooperationspartner auch nach Projektende weiter an ihren Ideen arbeiten. Die neuen und frischen Ideen haben Vorbildwirkung, gerade in strukturschwachen Regionen.

Auch die Studenten und Absolventen profitieren. Sie arbeiten an echten Praxisbeispielen, könne ihre Ideen erproben und erhalten direkte Rückmeldung von den Unternehmen. Sie setzen sich mit Abläufen und Rahmenbedingungen in Unternehmen auseinander, der knappe Zeitrahmen simuliert alltagsreale Vorgaben. Sie befassen sich mit Kundenwünschen und lernen unterschiedliche Materialien, Werkzeuge, Arbeitsmethoden und Produkte kennen. Sie probieren sich aus, experimentieren und sammeln wertvolle Erfahrungen.

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Kommunikation

Das Modellprojekt sprach sich rasch herum und sorgte in Guben und Umgebung für Gesprächsstoff zwischen den Bürgern, bewirkte Interesse, regionale Verbundenheit sowie Sinn- und Identitätsstiftung. Eingebunden in das Projekt waren lokale Medien und die  Wirtschaftsförderung der Brandenburger Niederlausitz, ein wichtiger und Brückenbauer zwischen Kreativen und Unternehmen.

Nachhaltigkeit

COBRA versteht sich als regionale Projektbörse. Akteure werden weiterhin aktiv, wenn es neue Nachfragen und Herausforderungen von regionalen Unternehmen gibt. Im November und Dezember 2015 fand im Kultur- und Kreativwirtschaftsstandort Oranienwerk die Innovationswerkstatt “TRIEBWERK” statt und führte erneut Kreativwirtschaft und regionalen Mittelstand zusammen. 

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Ideenlabore in Bayern

Auch im Süden Deutschland wagen interdisziplinäre Teams den „Blick über den Tellerrand“. Das Netzwerk bayernkreativ organisiert Ideenlabore und sucht Kreative, die gemeinsam mit Unternehmern, Technologie- und Branchenfachleuten sowie Wissenschaftlern interdisziplinäre Lösungsansätze für aktuelle Herausforderungen einer Branche erarbeiten möchten.

Das Projekt startet am 26. September 2017 in Aschaffenburg mit dem Ideenlabor ZukunftHandel in Zusammenarbeit mit der Industrie- und Handelskammer. Am 8. November 2017 folgt in Neu-Ulm in Kooperation mit den Wirtschaftsförderungen der Städte Neu-Ulm und Ulm, der IHK Schwaben und dem Club der Industrie das Ideenlabor Zukunft Papier-(Industrie) aus. 

Kundennah testen

Das JOSEPHS® in Nürnberg ist eine Tochterfirma der renommierten Fraunhofer-Gesellschaft. Günstig gelegen in der Innenstadt können Nutzer Produkte und Dienstleitungen auf fünf sogenannten „Testinseln“ ausprobieren und erproben. Unternehmen und Organisationen erhalten auf diese Weise rasch Feedback von Kunden bzw. Co-Creatoren einholen. Die wissenschaftlich ausgewerteten Informationen können dann direkt berücksichtigt werden und helfen, Produkte anwenderfreundlich zu verbessern.

Geplante JOSEPHS®-Themeninseln bis Ende 2018

  • Megatrends / 01. Dezember 2017 – 27. Februar 2018
  • Arbeit 4.0 / 02. März 2018 – 29. Mai 2018
  • Nachhaltigkeit / 01. Juni 2018 – 28. August 2018
  • Informationsgesellschaft / 31. August 2018 – 27. November 2018

 

Weiterlesen zum Thema:

Medienfassaden und Space Cocktails: Innovative Impulse für die Wirtschaft: BRENNEREI next generation lab

Workshop: Agiles Arbeiten – Methoden für den Wandel

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Der digitale Wandel hat verwirrend viele Schlagworte in Umlauf gebracht: New Work, Agiles Arbeiten, Design Thinking, Scrum, Kanban, VUCA bzw. VUKA, Daily StandUp, Retrospektiven, TEAL und LEAN. Ich habe einen Workshop in Berlin besucht und gebe gemeinsam mit den beiden Trainern und Experten Alexander Schaaf und Valentin Nowotny Einblicke, welche Methoden Sie auf Ihre eigene „Neue Arbeit“ übertragen können. 

Sinn und Zweck agiler Arbeit

„Zeit ist Geld!“ – Bis heute scheint dieses Zitat von Benjamin Franklin gültig zu sein, es fand Eingang in sein 1748 erschienenes Buch „Ratschläge für junge Kaufleute“. Der Staatsmann, Erfinder und Verleger sprach aus eigener Erfahrung! Dennoch wäre die Frage damit zu knapp beantwortet, warum agile Denkweisen und Arbeitsmethoden in keiner Organisation bzw. Institution mehr fehlen sollten. Agil heißt – abgeleitet aus dem Lateinischen – flink, beweglich, flexibel. Dem Innovations- und Kostendruck lässt sich mit agilen Prinzipien Paroli bieten, nicht  nur im Umfeld des digitalen Wandels, indem Projekte …

a) schneller und kostengünstiger, h. effizienter umgesetzt werden, was durch eine permanente, direkte und reibungslose Kommunikation innerhalb flacher Hierarchien gelingt

b) qualitativ erfolgreich verlaufen, d. h. effektiver, damit alle Projektbeteiligten mit den Ergebnissen zufrieden sind.

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Agil in allen Branchen

Mit agilen Methoden sollen qualitativ hochwertige und innovativere Produkte und Dienstleistungen schneller und kostengünstiger entstehen. An Prinzipien des LEAN-Managements bzw. der Lean-Produktion angelehnt werden agile Methoden auch in andere Bereiche übertragen, z.B. in das Baugewerbe, in die Logistik, die Gesundheits- und Werbebranche, Software und IT, in die Verwaltung sowie in diverse Innovations- und Entwicklungsprojekte bei Banken, Versicherungen und im weiteren Umfeld des Dienstleitungssektors.

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Workshop mit Selbsterprobung, Praxisnähe und Vielfalt

Mit diesen Einblicken eröffneten die beiden Experten Alexander Schaaf und Valentin Nowotny den zweitägigen Workshop Agiles Arbeiten: Big FiveScrum, Kanban, Daily StandUp, Retrospektive, Design Thinking. In kurzen, informativen Impulspräsentationen konnten die Teilnehmer die vorgestellten Methoden nicht nur theoretisch kennenlernen. Die Workshopleiter sorgten mit angewandten und interaktiven Übungen sowie einer Vielzahl kreativer, agiler Games dafür, dass die Teilnehmer „lebendig“ und aufmerksam blieben und jedes Modul praktisch erproben, simulieren und „durchspielen“ konnten.

Die Teilnehmer kamen aus verschiedenen Branchen, u. a. Coaching und Beratung, Berufsgenossenschaft, Personalentwicklung, Erwachsenenbildung, Onlinemedien, Verlagswesen. Auf diese Weise sorgten sie mit unterschiedlichen Erfahrungen für sich gegenseitig befruchtende Perspektiven.  

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Vielseitige kompetente Workshopleiter

Agile Teams sollten gut ausgebildet, multidisziplinär und in den Persönlichkeitsmerkmalen vielfältig aufgestellt sein. Genau diese Voraussetzungen erfüllte das professionelle Workshop-Tandem mit Alexander Schaaf und Valentin Nowotny. Beide ergänzten einander kompetent und wertschätzend mit wissenswerten Impulsen sowie in den spielerischen Modulen mit humorvollen und lockeren Kommentaren. Schaaf und Nowotny beendeten jedes neue Thema bzw. Spiel mit finalen „Learnings“ und trugen sie als Fazit gemeinsam mit den Teilnehmern auf Moderationskarten zusammen.

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Als erfahrener Moderator, Trainer und zertifizierter Scrum Master, darüber hinaus zertifiziert in Management 3.0  und Kanban, bringt Alexander Schaaf seine umfangreichen Praxiserfahrungen in den Workshop ein. In seiner aktuellen Tätigkeit als Trainer, Moderator und freiberuflicher Scrum Master beschäftigt sich Schaaf mit zwei Fragestellungen: a) „Wie lernen Organisationen agil zu werden?“ b) „Wie lernen Menschen in zunehmend agilen Organisationen?“.

Valentin Nowotny schärft als Psychologe den Blick für zwischenmenschliche Vorgänge und wirkt als inspirierender Workshoptrainer. Er war zuvor als Projekt- und Account-Manager bei verschiedenen IT- und Beratungsunternehmen tätig. Aktuell ist er als professioneller Trainer für die Themen Agilität, Führung und Verhandlung tätig, er ist zudem Autor des Buchs Agile Unternehmen sowie der Website Agile Teams. 

Das folgende Interview mit den beiden Workshopleitern entstand spontan im Anschluss an den ersten Workshop-Tag. 

Agile Games

„Sage es mir, und ich werde es vergessen. Zeige es mir, und ich werde es vielleicht behalten. Lass es mich tun, und ich werde es können.“ Frei nach Konfuzius sorgten im Workshop agile interaktive Spiele und haptische Gegenstände dafür, dass die Teilnehmer die Theorien verinnerlichen und be-greifen konnten. Jedes agile Game bot spezielle Aha-Effekte und Erkenntnisse, z. B.

Marshmallow-Spaghetti-Turm: try and error, d. h. agil bauen, provisorisch ausprobieren, rasch testen und verbessern versus langfristig, überdimensioniert planen und aufwändig, überdetailliert konstruieren.

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Kanban Pizza Game: Prinzip des dreiteiligen Kanban Boards verstehen, Abläufe effizienter gestalten, mit Ressourcen bzw. Material wirtschaftlich umgehen, zu jedem Zeitpunkt die Herstellung auf andere Produkte umstellen können, klare, direkte bzw. persönliche Kommunikation zur gegenseitigen Abstimmung.

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Ball Point Game: realistische Beurteilung der eigenen Leistungsfähigkeit als Team, iterative Verbesserungen durch mehrere Durchläufe sind besser als zeitaufwändige Planungen, als Team einen gemeinsamen Rhythmus finden, direkte Kommunikation zwischen Partnern im Team.

Warum heute agiler als früher?

Unternehmen und Organisationen mit klassischen bzw. traditionellen Strukturen arbeiten meist prozessorientiert (z. B. Automobilindustrie, Behörden) oder projektabhängig (z. B. Bauindustrie, Kreativbranche, Hilfsorganisationen, NGOs) oder in Mischformen. Wenn starke Hierarchien bestehen, sind lange, zeitaufwändige Abstimmungsprozesse nötig, die das Fortschreiten der Prozesse und Projekte immer wieder aufhalten, umso mehr wenn Modifikationen notwendig sind, etwa durch unerwartete Ereignisse oder sich ändernde Kundenwünsche.

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VUCA-Welt heute

Schwarz-Weiß ist vorbei. Wir müssen uns von Bewährtem lösen. Unsere Welt ist vielschichtig und zuweilen verwirrend geworden. Viele Menschen fühlen sich überfordert. Einfache Zusammenhänge zwischen Ursache und Wirkung existieren nicht mehr. Langfristige Prozesse und Vorhaben lassen sich schwer planen. Zu viele Unwägbarkeiten bringen Pläne durcheinander. Die aktuellen Herausforderungen spiegeln sich in dem Akronym VUCA wieder:

  • Volatility = Volatilität (flüchtig, verdunstend, Bsp. schwankende Aktienmärkte usw.)
  • Uncertainty = Unsicherheit (Bsp. Arbeitsplatz, Arbeitszeiten, Konsumentenwünsche, Wettbewerber usw.)
  • Complexity = Komplexität (Bsp. Technologien, Digitalisierung, disruptive Geschäftsmodelle)
  • Ambiguity = Mehrdeutigkeit (Bsp. Medienkonsum: gut oder schlecht, Privatschule versus öffentliche Schule, Stadt versus Land, Mensch versus künstliche Intelligenz)

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Strategien gegen Unsicherheit

Die Abkürzung VUCA schuf das US-Militär. Es war zu der Erkenntnis gelangt, dass die geopolitische Lage zunehmend instabil, unvorhersehbar und kaum einschätzbar sein, auch im Hinblick auf die Dauer der unsicheren Situation. Doch wie stellen wir uns dem Ungewissen?

  • indem wir unsere Perspektive wechseln, ein Problem von verschiedenen Standpunkten betrachten (Wie denken Terroristen?)
  • indem wir uns bewusst auf unbekanntes Terrain begeben, dort Erfahrungen, Erkenntnisse und Inspirationen sammeln (Wie tickt das Silicon Valley?)
  • indem wir in kürzeren Abschnitten denken anstatt große, langfristige Pläne zu schmieden (Wir machen erst mal eine kurze Reise ins Silicon Valley, lassen uns inspirieren und schauen, was sich daraus ergibt.)
  • indem wir drei Szenarien durchspielen und uns so gedanklich wappnen: der beste Fall, der schlechteste Fall, der Durchschnittsfall
  • indem wir uns bewusst sind, dass wir nicht alles kontrollieren können
  • indem wir mutig und gelassen sind und unseren Fähigkeiten vertrauen

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Theorie und Praxis: kompliziert und komplex

Ein spannender Austausch im Workshop entstand um die Frage, was kompliziert und was komplex sei. Die Unterschiede wurden durch praktische Beispiele rasch klar:

a) Eine Uhr an sich ist kompliziert, der Markt für Uhren jedoch komplex. Komplex wird es immer dann, wenn Menschen ins Spiel kommen. Oder anders gesagt: Die Theorie ist komplizierT, die Praxis ist komPlex, wenn der Mensch eingreift.

b) Ein Workshop ist kompliziert: Er lässt sich lässt zwar in der Theorie planen. Doch wenn in der Praxis der Mensch hinzukommt, wird der Workshop komplex. Wie Menschen entscheiden und sich verhalten, ist unwägbar. Menschen lassen Dynamiken entstehen, die nicht vorhersehbar sind. Sie können jeden noch so wohldurchdachten Plan komplett über den Haufen werfen. Genau aus diesem Grund scheitern 70 % der Projekte an (schlechter) Kommunikation und weichen (menschlichen) Faktoren. Lehrer kennen das aus leidvoller Erfahrung.

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Resilienz

Wenn wir gedanklich auf alles vorbereitet sind, können wir weniger überrascht werden. Wenn wir hingegen nur einen Plan und dessen mögliche Folgen vor Augen haben, können Änderungen uns schnell aus der Bahn werfen. Je flexibler wir sind, umso stärker ist unsere Resilienz, unsere innere Widerstandskraft. Wenn sich Voraussetzungen ändern, können wir rasch und flexibel darauf reagieren. Wenn wir beharrlich an alten Plänen festhalten und uns innerlich entgegenstellen, macht uns dieser zwecklose Kampf auf Dauer mürbe.

Antwort auf neue Herausforderungen

Agiles Arbeiten ist zusammengefasst eine Reaktion auf neue Herausforderungen und neues Denken, auf digitalen Wandel und eine Arbeitswelt, die mehr Geschwindigkeit, Flexibilität und multi- sowie transdisziplinäre Zusammenarbeit braucht. Nach mehr Effektivität und Effizienz streben auch die neuen nach 1977 geborenen Teammitarbeiter der Generation Y, die Teilhabe bzw. Selbstorganisation, Teamarbeit auf Augenhöhe und permanentes Feedback fordert. Selbstoptimierung und lebenslanges Lernen sind Triebkräfte für agiles Arbeiten.

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Agiles Manifest

Vordenker für neue Bedarfe in der Arbeitswelt waren 17 US-amerikanische IT-Entwickler. Ihre Innovation: Sie rückten die Zufriedenheit des Kunden in den Fokus und formulierten im Februar 2001 in einem Agiles Manifest vier zentrale Kriterien: „Wir erschließen bessere Wege, Software zu entwickeln, indem wir es selbst tun und anderen dabei helfen. Durch diese Tätigkeit haben wir diese Werte (neu) zu schätzen gelernt:

  • Teammitarbeiter und deren Interaktionen sind mehr als Prozesse und Werkzeuge: Es geht um Kommunikation und Psychologie
  • Funktionierende Software ist mehr als umfassende Dokumentation: Es geht um Visualisierung und Einfachheit 
  • Zusammenarbeit mit dem Kunden ist mehr als die Vertragsverhandlung: Es geht um Nutzererfahrungen und Perspektivwechsel
  • Reagieren auf Veränderung ist mehr als das Befolgen eines Plans: Es geht um iteratives Vorgehen = überschaubare Schritte, rasches Reagieren, Testen, Abwandeln

Agile Werte

Basis für agiles Arbeiten ist, dass sich alle im Team auf gemeinsame agile Werte stützen:

  • #1: Einigkeit über das gemeinsame Vorgehen
  • #2: überschaubare Strukturen, kleine Teams
  • #3: Feedback
  • #4: Fokussierung
  • #5: Kommunikation und Bindung
  • #6: mutiges, beherztes Vorgehen
  • #7: Offenheit
  • #8: Respekt und Wertschätzung

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Teamgröße und Zusammensetzung

Das optimale agile Team besteht aus 7 Mitarbeitern (plus/minus zwei). Nach Erkenntnissen aus der Lernpsychologie können wir uns bis zu sieben Dinge optimal merken. Idealerweise sollte das Team multidisziplinär zusammengesetzt sein, damit sich verschiedene Kompetenzen und Persönlichkeiten ergänzen und gegenseitig befruchten. In der IT-Branche sind es z. B. Konzepter, Entwickler, Software-Architekten, Designer, technische Redakteure und Tester.

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Kanban

Kanban (japanisch: „Karte“, „Tafel“ oder „Beleg“) entstand schon in den 40er Jahren in Japan beim Automobil-Hersteller Toyota, um den Produktionsprozess zu steuern, zu verbessern und Lagerbestände zu reduzieren, kurz TPS (Toyota Production System). Mitarbeiter sollten die Wertschöpfungskette auf einen Blick erfassen: von der Kundenbestellung über den Materialfluss bis hin zur Fertigung und Auslieferung. Kanban soll den kontinuierlichen Arbeitsfluss (Flow) sichern. Die Methode eignet sich vor allem für die Reihenfertigung. Die Workshopteilnehmer konnten dies im agilen Game Pizza-Kanban praktisch erproben.

Visualisierung

Mehrere Durchläufe beim Pizzabacken gaben den Teilnehmern die Chance, ihr Tun zu professionalisieren, effizienter (Materialressourcen) und effektiver (gleichmäßige Verteilung der Zutaten auf der Pizza) zu gestalten. Durch Selbstermächtigung entscheidet sich im Team, wie fokussiert, transparent, flexibel und schnell das Projekt realisiert wird. Dabei hilft eine Tafel (Kanban) mit drei bzw. vier Spalten: Jeder kann auf einen Blick sehen:

  • was „noch zu tun” ist (to dos)
  • was „in Arbeit” ist (doing)
  • was „fertig” ist (done)
  • was „in Warteposition“ ist

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Transparenz

In die drei Spalten werden Haftnotizen für die jeweiligen Arbeitsvorgänge geklebt. Sie können jederzeit in andere Spalten umsortiert werden – je nach Prozessfortschritt. Die Spalten machen jedem die Abhängigkeiten zwischen den Arbeitsschritten deutlich bzw. gewährleisten Transparenz, das implizite Wissen der Mitarbeiter. Haftnotizen mit besonderen Farben kennzeichnen Prioritäten. Werden Aufgaben verschoben oder sind sie erledigt, kommen die Teammitglieder erneut ins Gespräch, geben einander Rückmeldung oder fragen nach. Das Drei-Spalten-System ist u. a. auch in das Online-Tool Trello eingeflossen.

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Scrum

Scrum (englisch: [geplantes] Gedränge) leitet sich von einer Standardformation bzw. Strategie im Rugby ab. Kleine selbst organisierte Einheiten innerhalb des Teams schirmen ihre Mannschaftskollegen ab, die den Ball in Bewegung halten und taktisch die passende Gelegenheit für den nächsten Sprint über die Ziellinie vorbereiten.

Rollenverteilung

Wie beim Kanban geht es auch bei Scrum um Transparenz. Orientierung und Rahmen bieten drei Rollenmodelle: Product-Owner, Scrum-Master und Team. Jeder übernimmt konkrete Planungsrituale (Meetings) und Planungsergebnisse (Artefakte). So wie das Produkt wird auch die Planung ständig schrittweise überarbeitet, verfeinert (iterativ) sowie ggf. mit neuen Bestandteilen ergänzt und angepasst (inkrementell). Die Arbeitszyklen (Sprints) umfassen einen Zeitraum von ein bis vier Wochen.

Der Product-Owner steuert (im Auftrag des Kunden) den langfristigen Plan (Product Backlog). Er leitet das Meeting für den nächsten Arbeitszyklus mit der konkreten Aufgabenliste (Sprint) und entscheidet, was erarbeitet wird. Er ist für den Erfolg des Projekts und dessen Rentabilität verantwortlich.

Der Scrum-Master steuert die Arbeitsschritte im Detailplan (das Sprint Backlog). Et leitet das Daily Meeting und entscheidet, wie gearbeitet  wird. Er stellt sicher, dass alle im Team den Prozess verstehen, ihn einhalten und jeder ungestört arbeiten kann. Er hilft dem Team ggf. dabei, diagnostizierte Hürden zu überwinden.

Das Team greift sich nach eigenem Ermessen aus dem langfristigen Plan des Product Owners Teilaufgaben heraus, die es in der vorgegebenen Zeit realistischerweise umsetzen kann. Die Aufgaben werden eigenverantwortlich an die einzelnen Teammitglieder verteilt. Fortschritte aus dem Detailplan hält das Team grafisch in der Dokumentation, dem Burn-Down-Chart, fest. Die ein- bis vierwöchigen Arbeitsphasen (Sprint) werden vom Team im Rahmen des Sprint Review-Meetings reflektiert.

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Sprint Review

Am Ende einer Sprint-Phase, meist nach zwei Wochen, wird das Ergebnis der Arbeitsphase im Beisein des Product Owners für alle Beteiligten sichtbar vorgestellt, z. B. in Form eines Demos. Auch Stakeholder, Kunden, Nutzer usw. können anwesend sein und Feedback geben.

Retrospektive

Der Sprint Review folgt die Retrospektive, um Prozesse und Emotionen transparent darzustellen, zu reflektieren und zu diskutieren. Wichtig ist dabei ein atmosphärisches Umfeld von Wertschätzung und Vertrauen. Eine Retrospektive dauert in der Regel anderthalb Stunden. Die Qualität des Scrum-Prozesses wird hinterfragt, bisherige Arbeitsprozesse und Methoden werden überprüft, z. B. über drei reflektierende Fragen:

  • Wie ist es dem Team ergangen?
  • Welche Werkzeuge sind praktikabel?
  • Welche neuen Erfahrungen können in die nächste Arbeitsphase mitgenommen werden?

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Eine Retrospektive kann in diesen sechs Abschnitten ablaufen:

  • Intro 5 Minuten
  • emotionales Stimmungsbild 10 Minuten
  • Wann ging es Euch gut? Belegbar anhand eines Zeitstrahls / einer Fieberkurve 20 Minuten
  • Erkenntnisse sammeln 20 Minuten
  • Was soll in den nächsten Sprint überführt werden, was wird eliminiert? 20 Minuten
  • Cool down Phase 15 Minuten

Die Teammitglieder kommen gemeinsam zu neuen Erkenntnissen, können ihr zukünftiges Handeln anpassen, ggf. erlebte Hürden überwinden. Basis für Retrospektiven sind Mut, Vertrauen und eine gelöste offene Atmosphäre. Ist dies gewährleistet, können ggf. auch Führungskräfte an Retrospektiven beteiligt werden. Mit Beginn des nächsten Sprints wählt das Team neue Aufgaben aus dem langfristigen Plan (Product Backlog) des Product-Owners.

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Daily Meeting und StandUp

Fester Bestandteil (Ritual) agiler Methoden, so auch bei Kanban und Scrum, ist das tägliche StandUp. Es ist Voraussetzung für zielorientiertes Arbeiten. Bei diesen Zusammenkünften im Stehen, die bis zu 15 Minuten dauern, beantwortet jedes Teammitglied in jeweils 90 Sekunden drei Fragen:

  • Was habe ich gestern erreicht?
  • Was will ich heute umsetzen?
  • Welches Problem hat sich ergeben und wo brauche ich konkret Unterstützung?

Scrum und Kanban im Vergleich

Scrum ist umfangreicher als Kanban durch die Rollenverteilung und die zeitlich verbindliche Taktung in tägliche bzw. zeitlich wiederkehrende Rituale (Zähneputzen). Bei Kanban ist die Rollenverteilung nicht vorgeschrieben, eine Einteilung in Sprints, Reviews und Retrospektive gibt es hier nicht. Grundsätzlich können Elemente aus Kanban und Scrum aber miteinander kombiniert werden.

Design Thinking

Beim Design Thinking steht der Nutzer klar im Mittelpunkt, d. h. die Wünsche des Kunden werden mit Machbarkeit und Wirtschaftlichkeit verbunden. Ein kleines, agiles, interdisziplinäres Team arbeitet hierarchiefrei und selbstbestimmt in einem mehrstufigen Prozess zusammen. Er gliedert sich in sechs Phasen:

  • Sachverhalte verstehen und beobachten, z. B. durch Recherchen und Interviews
  • Probleme exakt definieren
  • Lösungsansätze finden bzw. Ideen entwickeln
  • Prototypen entwerfen
  • Ideen vom Nutzer testen lassen
  • Lösungsansätze weiter verbessern, ggf. auch mehrfach

Prototyp

Die Teammitglieder identifizieren gemeinsam ein Problem, entwickeln Ideen und Lösungsansätze und präsentieren schon nach wenigen Tagen einen improvisierten Prototypen. Es geht gerade nicht um das perfekte Modell, sondern darum rasch herauszufinden, ob der Lösungsansatz in die richtige Richtung geht. Der Nutzer bzw. Kunde testet schon im Frühstadium seine Gebrauchstauglichkeit. Das schnelle Feedback spart Zeit und Kosten und reduziert das Risiko. Das Team bessert dann schrittweise nach, bis der Kunde zufrieden ist. Das Hasso-Plattner-Institut hat die kreative Methode bekannt gemacht und vermarktet sie (siehe Agent of Change).

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Praxis Design Thinking im Workshop

Die Aufgabenstellung im Workshop: „Denkt Euch zwei konkrete Personen (Persona: männlich/weiblich) aus, beschreibt sie möglichst genau. Überlegt dann, welche innovative Geldbörse zu dieser Person passen und ein konkretes Problem für diese Person lösen könnte. Sammelt Ideen, wandelt sie ab (Scamper-Methode), entwerft einen Prototyp und präsentiert ihn. Die Ergebnisse waren schrill und kreativ: Für den schüchternen Robert entstand eine sprechende Geldbörse, die Frauen Komplimente machen soll. Für die selbstbewusste Modedesignerin Ella wurde ein Origami-Portemonnaie entworfen, das modulativ und vielfältig umgenutzt werden kann, z. B. als Lampenschirm oder Tasche.

Design Thinking findet seine Weiterführung im Ansatz, alles schlank, d. h. LEAN zu gestalten: von Denkprinzipien, Methoden und Verfahrensweisen über schlankes Management bis zum Basis-Produkt. Mehr dazu demnächst in diesem Artikel: Wir sind die Firma, alle sind Chefs: Selbstorganisierte Teams.

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Fazit zum Workshop: Sehr empfehlenswert!

Alexander Schaaf und Valentin Nowotny boten einen zweitägigen Workshop, der informativ, verständlich, interaktiv, spielerisch, beispielgebend, abwechslungsreich, kompetent, mit professionellem Zeitmanagement und einer guten Portion Humor geführt war. Auch die Anteile von Theorie und Praxis hatten die beiden Trainer gut austariert. Zur positiven Atmosphäre im Workshop trug darüber hinaus die Idee von Schaaf und Nowotny bei, sich in Reaktion auf das Workshopgeschehen einander wertschätzende Kudo-Kärtchen zu schreiben und für alle sichtbar und lesbar an die Pinnwand zu heften (Kudo = griechisch: Ruhm, Ehre, Anerkennung).

 

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Übersichtliche Visualisierungen, viele davon erstellt von Alexander Schaaf, trugen zusätzlich zum Verständnis und zum schnellen Erfassen des umfangreichen Stoffes bei. Mit zahlreichen Metaphern prägten sich die Informationen leichter ein: Segelboot, ziehen und bremsen, Druck und Sog, Reisen mit dem Koffer, Ballast abwerfen, Troika – das Gute, das Böse, das Hässliche. Stellvertreter Klaus als Schutz-Vehikel für eigene Empfindungen usw. Wichtige psychologische Aspekte wurden von Valentin Nowotny kompetent eingestreut, u. a. zum Thema zwischenmenschliche Beziehungen, Kommunikation, Team-Mechanismen und laterale Führung.

Transparenz

Für die Erstellung des Artikels und Film-Interviews wurden mir die Kosten für den Workshop erlassen. Dessen Beurteilung erfolgte dennoch unabhängig nach eigenem Ermessen. Meine geschilderten Gedanken und Ideen habe ich ohne Einflussnahme entwickelt.

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 © key2know / NowConcept

Service und viel Zusatznutzen

Weitere Informationen liefern Schaaf und Nowotny auf ihren Online-Portalen: über die Plus-Plattform AgileTeams sowie über ihre Blogs key2know und NowConcept, dort sind auch Termine und Preise zu zukünftigen Workshops zu finden. Eine interne Plattform, die key2know zugeordnet ist, können sich die Teilnehmer auch nach dem Workshop weiter miteinander vernetzen und austauschen. Ein Zertifikat belohnt die Teilnehmer am Ende für ihre aufmerksame und aktive Mitarbeit.

Der Workshop fand übrigens im Juggle Hub statt, einem familienfreundlichen Coworking Space in der Christburger Straße in Berlin. Er bietet nicht nur Räume zum gemeinsamen Arbeiten und lebenslangen Lernen, sondern bei Bedarf auch eine flexible Kinderbetreuung.

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Erklärtrickfilm: Agiles Arbeiten

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