Vorausdenken mit 360-Grad-Blick: Was erfolgreiche Prozessbegleitung ausmacht
Überall in unserer Gesellschaft werden Projekte geplant, modifiziert, realisiert und nach erfolgreichem Abschluss dokumentiert und präsentiert. Doch was braucht es alles, damit ein Projekt gelingen kann? Als Prozessbegleiterin stelle ich Projektträger:innen und -Akteur:innen meine vielfältigen Erfahrungen aus Projektmanagement, Netzwerken, Presse- und Öffentlichkeitsarbeit, Beratung und Coaching zur Verfügung, spreche über Erfolgsfaktoren und Stolpersteine (unter denen auch Schätze liegen können). An dieser Stelle gebe ich einige Einblicke in konkrete Projekte – in einem Werkstattbericht. Was macht erfolgreiche Prozessbegleitung aus?
Vorausdenken mit 360-Grad-Blick
Ein Projekt wird laut Wortherkunft ‚nach vorn‘ gedacht. Der Begriff Projekt leitet sich ab von proiectum bzw. proiectus – lateinisch ‚nach vorn geworfen‘ (siehe auch „Projektil“). Das deutsche Wort Projekt (Entwurf, Plan, Vorhaben) entstand im späten 17. Jahrhundert im Zusammenhang mit „Architektur“ und „Bauvorhaben“.
In den Wirtschaftswissenschaften ist folgende Definition verbreitet: „Ein Projekt ist ein zielgerichtetes, einmaliges Vorhaben, das aus … abgestimmten, gesteuerten Tätigkeiten mit Anfangs- und Endtermin besteht und durchgeführt wird, um unter Berücksichtigung von Vorgaben bezüglich Zeit, Ressourcen (zum Beispiel Finanzierung bzw. Kosten, Produktions- und Arbeitsbedingungen, Personal und Betriebsmittel) und Qualität ein Ziel zu erreichen.“ (Quelle: „Zeit, Kosten, Umfang: Magisches Dreieck in der Projektsteuerung“ nach Thor Möller, Florian Dörrenberg, Projektmanagement, Oldenbourg Verlag, 2003, S. 22)
Meine Tätigkeit als Prozessbegleiterin im Programm “Miteinander reden” der BpB
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Projektmanager
Eine muss den Hut aufhaben: Ein erfolgreiches Projekt braucht eine kompetente Projektmanagerin. Sie verantwortet die verschiedenen Projektphasen: Initiierung, Planung, Durchführung, Steuerung, Controlling, Evaluation, Abschluss. Sie kommuniziert nach innen und außen, organisiert und strukturiert die Zusammenarbeit mit Projektbeteiligten, den Auftraggebern, den Teammitgliedern, weiteren Netzwerken, Partnern, Stakeholdern und der Öffentlichkeit. Analoge Hilfsmittel sollte sie dabei ebenso gut beherrschen wir digitale Tools.
© MassivKreativ
Prozessbegleitung
Außerhalb klassischer Wirtschaftsbranchen werden Projekte oft von engagierten Akteuren realisiert, die zwar viel Tatkraft und Begeisterung mitbringen, naturgemäß aber über weniger Erfahrungen verfügen. In Vereinen, im Sport, in der Bildung, Kultur, Zivilgesellschaft, im Ehrenamt werden den Projektträgern und Projektmanagern daher häufig Prozessbegleiter an die Seite gestellt. Sie sollen idealerweise über die gesamte Projektdauer Hilfe leisten und Rat geben, vor allem wenn es irgendwo im Projekt hakt: „Prozessbegleiter sind unterstützende Berater in dynamischen Entwicklungsprozessen. Prozesse bedeuten Dynamik, Fortschritt und Veränderung. Ein Begleiter ist Moderator, Vermittler, Coach oder Berater.“ (Quelle: DKJS – Deutsche Kinder- und Jugendstiftung: „Prozessbegleitung“, in: bewegt! Das Magazin der DKJS, Heft 1/2011)
Als Prozessbegleiterin stelle ich vor allem Fragen, z. B. nach der „Mission“ des Projektes, nach Zielen und Zielgruppen, Kooperationspartnern und Stakeholdern, nach Terminplanung und Meilensteinen, Formaten und Methoden, nach Akteuren und Teammitgliedern, evtl. Gegenspielern und Stolpersteinen, Risiken und Erfolgsfaktoren. Ich erfrage die interne und externe Kommunikation, PR und Social Media, schaue mir Kostenpläne und Dokumentationen an, unterstütze bei Reflexion und Evaluation und vermittle bei möglichen Konflikten.
Blick von außen
Ein solider Plan ist Voraussetzung für den Erfolg eines Projektes. Doch wenn der Mensch ins Spiel kommt, wird es komplexer und komplizierter. Diese Erkenntnis hat zu agilen Methoden in der Projektarbeit geführt. Anstelle von langfristig ausgearbeiteten Plänen werden heute eher kürzere Zielvorhaben entworfen („Sprints“), die im Verlauf des Projektes häufiger angeglichen und auf die aktuellen Rahmenbedingungen abgestimmt werden. Nicht selten ist aktives Konfliktmanagement gefragt, wenn ein Projekt anders verläuft als auf dem Papier geplant. Ein Prozessbegleiter reagiert auf Veränderungen und empfiehlt dem Projektmanager bzw. den Projektbeteiligten, ihren ursprünglichen Plan darauf abzustimmen. Ein Beispiel aus unserem Regiobranding-Projekt im Bereich Regionalentwickung, Kultur(-landschaft) und Tourismus soll das verdeutlichen.
© Gerd Altmann auf Pixabay
Wie lässt sich Bürgerwissen generieren
Nach dem Wunsch unseres Auftraggebers, dem Landkreis Ludwigslust-Parchim, sollte das Bürgerwissensportal Elbe505.de in Eigenregie der Bürger entstehen. Von uns, Corinna Hesse und Antje Hinz, als Wissenschaftsjournalistinnen und Medienproduzentinnen mit Workshops für kreatives Schreiben und Storytelling professionalisiert sollten die Bürger eigenständig Texte und Medien über ihre Region erstellen und sich dafür regelmäßig in Arbeitsgruppen treffen. Nachdem die Wissensträger aus Kultur-, Bildungs- und Umweltvereinen sowie weitere Interessenten ausfindig gemacht waren, scheiterten mehrere Versuche, diese Akteure zu gemeinsamen Terminen zusammenzubringen. Die Erkenntnis: Gerade die genannten Berufsgruppen sind auch an Nachmittagen und Abenden in vielen externen Projekten und Gruppen involviert. Ihre Zeit für ehrenamtliches Engagement ist daher stark limitiert.
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Die Lösung der Herausforderung
Wir standen demnach vor der Frage und Herausforderung, wie wir trotz begrenzter Zeit der Wissensträger dennoch das geplante Bürgerportal mit Inhalten füllen können. Wir beschlossen, die Erfahrungen und Geschichten der Bürger direkt bei ihnen „abzuholen“ – in Form von Audio-Interviews. Eine Kamera erzeugt für viele, insbesondere ältere Menschen oft Unwohlsein, so dass sie sich in ihrem Erzählfluss gehemmt fühlen. Wir setzten die Hürde daher so niedrig wie möglich und entschlossen uns, das Wissen rein mündlich bzw. akustisch aufzuzeichnen. Oral history heißt die authentische Methode der Geschichtswissenschaft, mit der Zeitzeugen bzw. Wissensträger über Ihre Erfahrungen und ihr Wissen befragt werden. Idealerweise sollte das in gewohnter bzw. vertrauter Umgebung stattfinden. Um den Aufwand überschaubar zu halten, luden wir die BürgerInnen u. a. in das Gemeindehaus ein und sorgten mit Getränken und einem kleines Buffet für ein angenehmes Umfeld.
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Konfliktprävention und soziale Kompetenz
Jedes Projekt mit unterschiedlichen vielschichtigen Partnern birgt Risiken. Akteure aus diversen Institutionen und Bereichen verfolgen naturgemäß verschiedene Anliegen und Interessen. Als Prozessbegleiterin lege ich unseren Projektleitern immer wieder ans Herz, das Team, die Auftraggeber und die Projektpartner über alle Entscheidungen zu informieren und sie bei Planänderungen mitzunehmen – nicht erst im Nachhinein, sondern im Voraus. Wer präventiv denkt, kann manchen Konflikt vermeiden oder zumindest abmildern.
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Die richtigen Fragen stellen
Kompetente Prozessbegleitung verstehe ich vor allem darin, zielführende Fragen zu stellen, die zum Kern der Lösung bzw. zur alternativen Bewältigung führen, z. B. Mit wem könntet ihr (alternativ) zusammenarbeiten? Wer verfolgt ähnliche Ziele? Mit wem könntet ihr gemeinsame Strukturen nutzen, wenn das Geld knapp ist (siehe Effectuation)? Wen könntet ihr um Rat oder um Hilfe bitten? Was könnt ihr selbst leisten und was nicht? Wo könnten Synergien entstehen? Fragen gehört zu den Kernkompetenzen von Prozessbegleitern. Das Formulieren von Fragen ist journalistisches Handwerk, das ich von der Pike auf gelernt habe und beherrsche: nach meinem Studium, etwa 20jähriger Tätigkeit für verschiedene ARD-Rundfunkanstalten, Deutschlandfunk und über 15 Jahren als Verlegerin im Silberfuchs-Verlag, erweitert um systemisches Fragen aus dem Umfeld des Coachings.
Chamäleon
Eine Prozessbegleiterin muss in den jeweiligen Phasen unterschiedliche Rollen einnehmen. Während sie zu Beginn des Projektes vor allem strategische, moderative, vermittelnde Funktionen einnimmt, wird sie gegen Ende vertiefende Fragen stellen, um den Verlauf des Projektes zu reflektieren und zu dokumentieren. Bei Folgeprojekten wird es auch darum gehen, an der langfristigen Qualität zu arbeiten – in Bezug auf die Weiterentwicklung von Strukturen, Teams, Kommunikation usw.
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Die innere Haltung entscheidet
Man kann der Welt mit all ihren Hindernissen und Fußangeln nicht entkommen. Aber: Man muss seinen Projektpartnern stets zuhören und gemeinsam mit allen Beteiligten Kompromisse und Lösungen finden. Unsere wichtigsten (imaginären) Begleiter dabei sind: Mut und Offenheit, Wertschätzung und Respekt, die richtige Balance zwischen Flexibilität und Zielstrebigkeit, innere Haltung und Widerstandskraft, Optimismus und Zuversicht, Neugier und Humor.
Bei unserem Tun begleitet uns ein Rat, der wahlweise den Achtsamkeitspraktikern Jon Kabat-Zinn und Joseph Goldstein zugeschrieben wird: „Du kannst die Wellen nicht stoppen, aber du kannst lernen, auf ihnen zu surfen!“
Meine Beispielprojekte: Was mich als erfolgreiche Prozessbegleiterin ausmacht
© ZIRP
Kulturregionen in Rheinland-Pfalz / BUGA 2029 – Zukunftsinitiative Rheinland-Pfalz
2019-2021 hat Antje Hinz die Prozessbegleitung für das Projekt Kulturregionen in Rheinland-Pfalz übernommen. Dieser Auftrag beinhaltet strategische Beratung, Moderation von Workshops und Fachtagungen sowie Dokumentation. Mit Blick auf die BUGA 2029 – die Bundesgartenschau im Oberen Mittelrheintal – hat sich im nördlichen Rheinland-Pfalz eine interdisziplinäre Projektgruppe gebildet. Beteiligt sind Akteure aus Kultur, Wirtschaft, Medien, Zivilgesellschaft, Politik und Verwaltung. Antje Hinz unterstützt die Gruppe beim Findungsprozess. Antje Hinz: „Es geht um Identität und Authentizität: Damit der regionale und kulturelle Findungsprozess bei der Bevölkerung emotionale Zustimmung findet, muss von unten wachsen.“
Ziele: Ausfindig gemacht werden sollen regionale Identifikationsfaktoren, z. B. materielles und immaterielles kulturelles Erbe als Basis, neue und junge Kulturformen sowie gemeinsame Zukunftsvorstellungen und Zukunftsgestaltung. „Kulturregion wird im Projekt umfassend verstanden: Kultur stärkt regionale Identität; Kultur als Kooperationsprojekt; Kultur als Instrument der Profilbildung; Kultur als Wirtschaftsfaktor (Tourismus, Kreativwirtschaft).“ Zitat ZIRP – Das Vorhaben ist ein Gemeinschaftsprojekt der Zukunftsinitiative Rheinland-Pfalz ZIRP, der Entwicklungsagentur Rheinland-Pfalz und der Generaldirektion Kulturelles Erbe Rheinland-Pfalz in Mainz.
© BpB
Meine Tätigkeit als Prozessbegleiterin im Programm „Miteinander reden“ der BpB (2019-2024)
Seit 2019 unterstütze ich das Programm Miteinander reden der Bundeszentrale für politische Bildung und engagiere mich als Prozessbegleiterin und Projektmanagerin. Bislang habe ich 16 Vorhaben in Schleswig-Holstein, Niedersachsen und Mecklenburg-Vorpommern beraten und begleitet. Deutschlandweit wurden in drei Förderperioden jeweils 100 soziale und kulturelle Projekte mit Akteuren in ländlichen Räumen gefördert. Ziele sind: Politische Bildung, Demokratieentwicklung und Gesellschaftsgestaltung
Projekte 2023-2024: 1: Dialogpause 2: SprachohrenTalk 3: Grenzgänger 4: Initiative Dorfbewegung MV 5: Kulturwoche 6: ProPalaver 7: Runder Tisch für Perspektivenwechsel 8: Bücher mal anders
Projekte 2021-2022: Volkshochschule / Musik-Theater / Kulturhaus / Generationendialog / Bürgerwerkstatt
Projekte 2019-2021: Wir leben Gemeinde / Frei.Raum.MV / WER IST WIR? WIR SIND WER!
Wettbewerb Soziale Dorfentwicklung – Bundesanstalt für Landwirtschaft und Ernährung
2017-2019 hat Corinna Hesse in Mecklenburg-Vorpommern den Wettbewerb „Raumpioniere: Kreative für MV – MV für Kreative“ initiiert sowie als Prozessbegleiterin und Projektleiterin mit zahlreichen KreativLabs und Coachings der Akteure begleitet. Die Preisverleihung findet am 22.10.2019 statt.
Ziel: Stärkung von Dorfgemeinschaften vor Ort mit künstlerisch-kreativen Methoden stärken
Ergebnis: Entwicklung und Erprobung zukunftsweisender Ideen für Dörfer und Kleinstädte Förderer: Bundesanstalt für Landwirtschaft und Ernährung
Film: Interviews mit den zehn Projektakteuren
© Regiobranding – Landkreise Ludwigslust-Parchim und Lüchow-Dannenberg
2018 waren Corinna Hesse und Antje Hinz als Prozessbegleiterinnen und Medienproduzentinnen für das Bundesforschungsprojekt „Regiobranding“ des Bundesministeriums für Bildung und Forschung tätig. Gemeinsam mit BürgerInnen und Jugendlichen haben wir in zahlreichen Workshops und Interviews verschiedene Fragen erkundet und erprobt:
– Wie können Identität und Bindung der Bevölkerung an ihre Kulturlandschaft intensiviert und gefestigt werden?
– Wie lassen sich Bürgerwissen, Identität und Bindung an die Region im Außenbild des Stadt-Land-Umfeldes verankern und lebendig halten?
– Wie lassen sich kulturelle Alleinstellungsmerkmale für unterschiedliche Regionen – mecklenburgische Griese Gegend und Hannoversches Wendland – unter einem gemeinsam Dach miteinander verbinden?
Ziel: Branding von Stadt-Land-Regionen durch Kulturlandschafts-Charakteristika
Ergebnisse: Bürgerteilhabe, innovatives Bürgerwissensportal ELBE505.de (Betreiber des Portals ist der Landkreis Ludwigslust-Parchim, Fachdienst Regionalmanagement und Europa in enger Zusammenarbeit mit dem Landkreis Lüchow-Dannenberg, mit FONA und Regiobranding): Pressemitteilung
© Kulturlandschaftsrouten – Metropolregion Hamburg
2016-2018 haben Antje Hinz und Corinna Hesse in einem interdisziplinären und partizipativen Leitprojekt der Metropolregion Hamburg fünf Kulturlandschaftsrouten entwickelt. lm Zentrum ihrer Prozessbegleitung, Zentralredaktion (Audioguides / Flyer) und des Projektmanagements stand die Teilhabe und Zusammenarbeit mit Akteuren aus Verwaltung, Landkreisen, Regionalentwicklung, Wirtschaftsförderung Tourismus, Bildung, Umwelt und Fördervereinen. Die Akteure wurden im Verlauf des Projektes von Hinz und Hesse angeleitet und professionalisiert, touristische Routen für verschiedene Zielgruppen zu entwickeln sowie mediale Produktionen zu entwickeln und zu realisieren.
Ziel: Touristische Inwertsetzung von Kulturlandschaften in der Metropolregion Hamburg
Ergebnisse: fünf Erlebnisrouten Kulturlandschaften zum Hören mit Audioguides, z. B. Manufakturenroute / Pressemitteilung
© Roswitha Rösch, Silberfuchs-Verlag
Hörbuchproduktionen – Silberfuchs-Verlag
Von 2005-2017 haben Corinna Hesse und Antje Hinz knapp 30 Sachhörbücher in verschiedenen Reihen im gemeinsam gegründeten Silberfuchs-Verlag produziert. Dazu gehörte das gesamte Spektrum der Verlagsarbeit und Prozessbegleitung: Autorentätigkeit, Redaktion, Regie, Produktion, Lizenzierung, Rechtemanagement, Marketing, Öffentlichkeitsarbeit, Vertrieb. Die aufwändige Entstehung der Hörbucher wurde exemplarisch im Fachmagazin image-hifi 4-2012 und 3-2016 beschrieben. Die Hörbücher wurden mit renommierten Preisen ausgezeichnet und für zahlreiche Preise nominiert. Der Silberfuchs-Verlag ist Träger des Bundespreises Kultur- und Kreativpiloten Deutschland für sein Konzept anspruchsvoller und lebendiger Wissensvermittlung.