Vorausdenken mit 360-Grad-Blick: Was erfolgreiche Prozessbegleitung ausmacht

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Überall in unserer Gesellschaft werden Projekte geplant, modifiziert, realisiert und nach erfolgreichem Abschluss dokumentiert und präsentiert. Doch was braucht es alles, damit ein Projekt gelingen kann? Wir im Silberfuchs-Verlag haben unterschiedliche Erfahrungen mit Erfolgsfaktoren und Stolpersteinen gesammelt und geben Einblick in unsere Prozessbegleitung und unser Projektmanagement. Unser Werkstattbericht aus unserem Labor für gesellschaftliche Wertschöpfung. Was macht erfolgreiche Prozessbegleitung aus?

Vorausdenken mit 360-Grad-Blick

Ein Projekt wird laut Wortherkunft ‚nach vorn‘ gedacht. Der Begriff Projekt leitet sich ab von proiectum bzw. proiectus – lateinisch ‚nach vorn geworfen‘ (siehe auch „Projektil“). Das deutsche Wort Projekt (Entwurf, Plan, Vorhaben) entstand im späten 17. Jahrhundert im Zusammenhang mit „Architektur“ und „Bauvorhaben“.
In den Wirtschaftswissenschaften ist folgende Definition verbreitet: „Ein Projekt ist ein zielgerichtetes, einmaliges Vorhaben, das aus … abgestimmten, gesteuerten Tätigkeiten mit Anfangs- und Endtermin besteht und durchgeführt wird, um unter Berücksichtigung von Vorgaben bezüglich Zeit, Ressourcen (zum Beispiel Finanzierung bzw. Kosten, Produktions- und Arbeitsbedingungen, Personal und Betriebsmittel) und Qualität ein Ziel zu erreichen.“ (Quelle: „Zeit, Kosten, Umfang: Magisches Dreieck in der Projektsteuerung“ nach Thor Möller, Florian Dörrenberg, Projektmanagement, Oldenbourg Verlag, 2003, S. 22)

Projektmanager

Eine/r muss den Hut aufhaben: Ein erfolgreiches Projekt braucht einen kompetenten Projektmanager. Er/Sie verantwortet die verschiedenen Projektphasen: Initiierung, Planung, Durchführung, Steuerung, Controlling, Evaluation, Abschluss. Er/Sie kommuniziert nach innen und außen, organisiert und strukturiert die Zusammenarbeit mit Projektbeteiligten, den Auftraggebern, den Teammitgliedern, weiteren Netzwerken, Partnern, Stakeholdern und der Öffentlichkeit. Analoge Hilfsmittel sollte er/sie dabei ebenso gut beherrschen wir digitale Tools.

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Prozessbegleitung

Außerhalb klassischer Wirtschaftsbranchen werden Projekte oft von engagierten Akteuren realisiert, die zwar viel Tatkraft und Begeisterung mitbringen, naturgemäß aber über weniger Erfahrungen verfügen. In Vereinen, im Sport, in der Bildung, Kultur, Zivilgesellschaft, im Ehrenamt werden den Projektträgern und Projektmanagern daher häufig Prozessbegleiter an die Seite gestellt. Sie sollen idealerweise über die gesamte Projektdauer Hilfe leisten und Rat geben, vor allem wenn es irgendwo im Projekt hakt: „Prozessbegleiter sind unterstützende Berater in dynamischen Entwicklungsprozessen. Prozesse bedeuten Dynamik, Fortschritt und Veränderung. Ein Begleiter ist Moderator, Vermittler, Coach oder Berater.“ (Quelle: DKJS – Deutsche Kinder- und Jugendstiftung: „Prozessbegleitung“, in: bewegt! Das Magazin der DKJS, Heft 1/2011)

Ein Projektbegleiter fragt nach der „Mission“ des Projektes, nimmt Ziele und Zielgruppen ins Visier, Kooperationspartner und Stakeholder, Terminplanung und Meilensteine, Formaten und Methoden, Akteure und Teammitglieder, Stolpersteinen, Risiken und Erfolgsfaktoren. Er prüft interne und externe Kommunikation, PR und Social Media, Kostenpläne, Dokumentation und Evaluation. 

Blick von außen

Ein solider Plan ist Voraussetzung für den Erfolg eines Projektes. Doch wenn der Mensch ins Spiel kommt, wird es komplexer und komplizierter. Diese Erkenntnis hat zu agilen Methoden in der Projektarbeit geführt. Anstelle von langfristig ausgearbeiteten Plänen werden heute eher kürzere Zielvorhaben entworfen („Sprints“), die im Verlauf des Projektes häufiger angeglichen und auf die aktuellen Rahmenbedingungen abgestimmt werden. Nicht selten ist aktives Konfliktmanagement gefragt, wenn ein Projekt anders verläuft als auf dem Papier geplant. Ein Prozessbegleiter reagiert auf Veränderungen und empfiehlt dem Projektmanager bzw.  den Projektbeteiligten, ihren ursprünglichen Plan darauf abzustimmen. Ein Beispiel aus unserem Regiobranding-Projekt im Bereich Regionalentwickung, Kultur(-landschaft) und Tourismus soll das verdeutlichen.

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Wie lässt sich Bürgerwissen generieren

Nach dem Wunsch unseres Auftraggebers, dem Landkreis Ludwigslust-Parchim, sollte das Bürgerwissensportal Elbe505.de in Eigenregie der Bürger entstehen. Von uns, Corinna Hesse und Antje Hinz, als Wissenschaftsjournalistinnen und Medienproduzentinnen mit Workshops für kreatives Schreiben und Storytelling professionalisiert sollten die Bürger eigenständig Texte und Medien über ihre Region erstellen und sich dafür regelmäßig in Arbeitsgruppen treffen. Nachdem die Wissensträger aus Kultur-, Bildungs- und Umweltvereinen sowie weitere Interessenten ausfindig gemacht waren, scheiterten mehrere Versuche, diese Akteure zu gemeinsamen Terminen zusammenzubringen. Die Erkenntnis: Gerade die genannten Berufsgruppen sind auch an Nachmittagen und Abenden in vielen externen Projekten und Gruppen involviert. Ihre Zeit für ehrenamtliches Engagement ist daher stark limitiert.  

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Die Lösung der Herausforderung

Wir standen demnach vor der Frage und Herausforderung, wie wir trotz begrenzter Zeit der Wissensträger dennoch das geplante Bürgerportal mit Inhalten füllen können. Wir beschlossen, die Erfahrungen und Geschichten der Bürger direkt bei ihnen „abzuholen“ – in Form von Audio-Interviews. Eine Kamera erzeugt für viele, insbesondere ältere Menschen oft Unwohlsein, so dass sie sich in ihrem Erzählfluss gehemmt fühlen. Wir setzten die Hürde daher so niedrig wie möglich und entschlossen uns, das Wissen rein mündlich bzw. akustisch aufzuzeichnen. Oral history heißt die authentische Methode der Geschichtswissenschaft, mit der Zeitzeugen bzw. Wissensträger über Ihre Erfahrungen und ihr Wissen befragt werden. Idealerweise sollte das in gewohnter bzw. vertrauter Umgebung stattfinden. Um den Aufwand überschaubar zu halten, luden wir die BürgerInnen u. a. in das Gemeindehaus ein und sorgten mit Getränken und einem kleines Buffet für ein angenehmes Umfeld.

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Konfliktprävention und soziale Kompetenz

Jedes Projekt mit unterschiedlichen vielschichtigen Partnern birgt Risiken. Akteure aus diversen Institutionen und Bereichen verfolgen naturgemäß verschiedene Anliegen und Interessen. Als ProzessbegleiterInnen legen wir unseren Projektleitern immer wieder ans Herz, das Team, die Auftraggeber und die Projektpartner über alle Entscheidungen zu informieren und sie bei Planänderungen mitzunehmen – nicht erst im Nachhinein, sondern im Voraus. Wer präventiv denkt, kann manchen Konflikt vermeiden oder zumindest abmildern.

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Die richtigen Fragen stellen

Kompetente Prozessbegleitung verstehen wir vor allem darin, zielführende Fragen zu stellen, die zum Kern der Lösung bzw. zur alternativen Bewältigung führen, z. B. Mit wem könntet ihr (alternativ)  zusammenarbeiten? Wer verfolgt ähnliche Ziele? Mit wem könntet ihr gemeinsame Strukturen nutzen, wenn das Geld knapp ist (siehe Effectuation)? Wen könntet ihr um Rat oder um Hilfe bitten? Was könnt ihr selbst leisten und was nicht? Wo könnten Synergien entstehen? Fragen gehört zu den Kernkompetenzen von Prozessbegleitern. Zielführendes Fragen ist journalistisches Handwerk, das wir von der Pike auf beherrschen: nach unserem Fachstudium, etwa 20jähriger Tätigkeit für verschiedene ARD-Rundfunkanstalten, Deutschlandfunk und über 15 Jahren in unserem Silberfuchs-Verlag

Chamäleon

Ein/e ProzessbegleiterIn muss in den jeweiligen Phasen unterschiedliche Rollen einnehmen. Während er/sie zu Beginn des Projektes vor allem strategische, moderative, vermittelnde Funktionen einnimmt, wird er bzw. sie gegen Ende vertiefende Fragen stellen, um den Verlauf des Projektes zu reflektieren und zu dokumentieren. Im Falle von Folgeprojekten wird es auch darum gehen, an der langfristigen Qualität zu arbeiten – in Bezug auf die Weiterentwicklung von Strukturen, Teams, Kommunikation usw. 

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Die innere Haltung entscheidet

Man kann der Welt mit all ihren Hindernissen und Fußangeln nicht entkommen. Aber: Man muss seinen Projektpartnern stets zuhören und gemeinsam mit allen Beteiligten Kompromisse und Lösungen finden. Unsere wichtigsten (imaginären) Begleiter dabei sind: Mut und Offenheit, Wertschätzung und Respekt, die richtige Balance zwischen Flexibilität und Zielstrebigkeit, innere Haltung und Widerstandskraft, Optimismus und Zuversicht, Neugier und Humor.

Bei unserem Tun begleitet uns ein Rat, der wahlweise den Achtsamkeitspraktikern Jon Kabat-Zinn und Joseph Goldstein zugeschrieben wird: „Du kannst die Wellen nicht stoppen, aber du kannst lernen, auf ihnen zu surfen!“   

Unsere Beispielprojekte in der Prozessbegleitung

Vorausdenken mit 360-Grad-Blick: Was uns als erfolgreiche ProzessbegleiterInnen ausmacht

© ZIRP

Kulturregionen in Rheinland-Pfalz / BUGA 2029 – Zukunftsinitiative Rheinland-Pfalz

2019/2020 hat Antje Hinz die Prozessbegleitung für das Projekt Kulturregionen in Rheinland-Pfalz übernommen. Dieser Auftrag beinhaltet strategische Beratung, Moderation von Workshops und Fachtagungen sowie Dokumentation. Mit Blick auf die BUGA 2029 – die Bundesgartenschau im Oberen Mittelrheintal – hat sich im nördlichen Rheinland-Pfalz eine interdisziplinäre Projektgruppe gebildet. Beteiligt sind Akteure aus Kultur, Wirtschaft, Medien, Zivilgesellschaft, Politik und Verwaltung. Antje Hinz unterstützt die Gruppe beim Findungsprozess. Antje Hinz: „Es geht um Identität und Authentizität: Damit der regionale und kulturelle Findungsprozess bei der Bevölkerung emotionale Zustimmung findet, muss von unten wachsen.“

Ziele: Ausfindig gemacht werden sollen regionale Identifikationsfaktoren, z. B. materielles und immaterielles kulturelles Erbe als Basis, neue und junge Kulturformen sowie gemeinsame Zukunftsvorstellungen und Zukunftsgestaltung. „Kulturregion wird im Projekt umfassend verstanden: Kultur stärkt regionale Identität; Kultur als Kooperationsprojekt; Kultur als Instrument der Profilbildung; Kultur als Wirtschaftsfaktor (Tourismus, Kreativwirtschaft).“ Zitat ZIRP – Das Vorhaben ist ein Gemeinschaftsprojekt der Zukunftsinitiative Rheinland-Pfalz ZIRP, der Entwicklungsagentur Rheinland-Pfalz und der Generaldirektion Kulturelles Erbe Rheinland-Pfalz in Mainz.

 © BpB

Miteinander reden – Bundeszentrale für politische Bildung 2019-2020

2019/2020 unterstützen Corinna Hesse und Antje Hinz den Ideenwettbewerb Miteinander reden der Bundeszentrale für politische Bildung und engagieren uns als Prozessbegleiterinnen und Projektmanagerinnen. Deutschlandweit werden 100 Projekte mit Weiterbildungsangeboten für Akteure in ländlichen Räumen gefördert. 
Ergebnisse: Politische Bildung, Demokratie und Gesellschaftsgestaltung
Projekte Antje Hinz: Wir leben Gemeinde / Frei.Raum.MV / WER IST WIR? WIR SIND WER!  Projekt Corinna Hesse: Rögnitz 3.0

 © Kreative MV

Wettbewerb Soziale Dorfentwicklung – Bundesanstalt für Landwirtschaft und Ernährung

2017-2019 hat Corinna Hesse in Mecklenburg-Vorpommern den Wettbewerb „Raumpioniere: Kreative für MV – MV für Kreative“ initiiert sowie als Prozessbegleiterin und Projektleiterin mit zahlreichen KreativLabs und Coachings der Akteure begleitet. Die Preisverleihung findet am 24.10.2019 statt.
Ziel: Stärkung von Dorfgemeinschaften vor Ort mit künstlerisch-kreativen Methoden stärken
Ergebnis: Entwicklung und Erprobung zukunftsweisender Ideen für Dörfer und Kleinstädte Förderer: Bundesanstalt für Landwirtschaft und Ernährung 
Film: folgt in Kürze

© Ellen Backes, 123Comics

Regiobranding – Landkreise Ludwigslust-Parchim und Lüchow-Dannenberg

2018 waren Corinna Hesse und Antje Hinz als Prozessbegleiterinnen und Medienproduzentinnen für das Bundesforschungsprojekt „Regiobranding“ des Bundesministeriums für Bildung und Forschung tätig. Gemeinsam mit BürgerInnen und Jugendlichen haben wir in zahlreichen Workshops und Interviews verschiedene Fragen erkundet und erprobt:
– Wie können Identität und Bindung der Bevölkerung an ihre Kulturlandschaft intensiviert und gefestigt werden?
– Wie lassen sich Bürgerwissen, Identität und Bindung an die Region im Außenbild des Stadt-Land-Umfeldes verankern und lebendig halten?
– Wie lassen sich kulturelle Alleinstellungsmerkmale für unterschiedliche Regionen – mecklenburgische Griese Gegend und Hannoversches Wendland – unter einem gemeinsam Dach miteinander verbinden?
Ziel: Branding von Stadt-Land-Regionen durch Kulturlandschafts-Charakteristika
Ergebnisse: Bürgerteilhabe, innovatives Bürgerwissensportal ELBE505.de (Betreiber des Portals ist der Landkreis Ludwigslust-Parchim, Fachdienst Regionalmanagement und Europa in enger Zusammenarbeit mit dem Landkreis Lüchow-Dannenberg, mit FONA und Regiobranding): Pressemitteilung

 © Metropolregion Hamburg

Kulturlandschaftsrouten – Metropolregion Hamburg

2016-2018 haben Antje Hinz und Corinna Hesse in einem interdisziplinären und partizipativen Leitprojekt der Metropolregion Hamburg fünf Kulturlandschaftsrouten entwickelt. lm Zentrum ihrer Prozessbegleitung, Zentralredaktion (Audioguides / Flyer) und des Projektmanagements stand die Teilhabe und Zusammenarbeit mit Akteuren aus Verwaltung, Landkreisen, Regionalentwicklung, Wirtschaftsförderung Tourismus, Bildung, Umwelt und Fördervereinen. Die Akteure wurden im Verlauf des Projektes von Hinz und Hesse angeleitet und professionalisiert, touristische Routen für verschiedene Zielgruppen zu entwickeln sowie mediale Produktionen zu entwickeln und zu realisieren.
Ziel: Touristische Inwertsetzung von Kulturlandschaften in der Metropolregion Hamburg
Ergebnisse: fünf Erlebnisrouten Kulturlandschaften zum Hören mit Audioguides, z. B. ManufakTourenroute / Pressemitteilung

  © Roswitha Rösch, Silberfuchs-Verlag 

Hörbuchproduktionen – Silberfuchs-Verlag

Von 2005-2017 haben Corinna Hesse und Antje Hinz knapp 30 Sachhörbücher in verschiedenen Reihen im gemeinsam gegründeten Silberfuchs-Verlag produziert. Dazu gehörte das gesamte Spektrum der Verlagsarbeit und Prozessbegleitung: Autorentätigkeit, Redaktion, Regie, Produktion, Lizenzierung, Rechtemanagement, Marketing, Öffentlichkeitsarbeit, Vertrieb. Die aufwändige Entstehung der Hörbucher wurde exemplarisch im Fachmagazin image-hifi 4-2012 und 3-2016 beschrieben. Die Hörbücher wurden mit renommierten Preisen ausgezeichnet und für zahlreiche Preise nominiert. Der Silberfuchs-Verlag ist Träger des Bundespreises Kultur- und Kreativpiloten Deutschland für sein Konzept anspruchsvoller und lebendiger Wissensvermittlung.

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